「デキる幹事」になるために ~宴会を成功させるコツ~|景品ならPIARY(ピアリー)

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「デキる幹事」になるために ~宴会を成功させるコツ~

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忘年会や新年会など、宴会にはたくさんの種類があります。
そんな宴会の幹事様、宴会成功のコツを知っていますか?
幹事様はお店の予約や日程、参加費など、たくさんの事を決めなければなりません。
さらに参加者みんなが納得する宴会の演出が求められます。

宴会は何をすれば盛り上がるの?
どうすれば参加者みんなが楽しめるの?

そんな悩める幹事様のために、宴会を成功させるコツ・お店選びや参加費の注意点をまとめて紹介します。
ぜひ参考にしてみてください。

目次

宴会を成功させよう!~事前調査~

事前に参加者の意見を聞くことで、参加者からの不平・不満は大幅に軽減されます。
参加者の予定の兼ね合いと、お店の予約のタイミングを考え、予定日の二か月前には下記のようなアンケートをとることをおすすめします。

アンケート

日時と場所

受付時間があればその旨も記載しましょう。また、交通の便の良いお店を選ぶと参加者も安心です。

料理内容

苦手な料理・食材を教えてもらいましょう。参加者すべてが満足できる料理は難しいですが、アレルギーや苦手な食材が分かっていると、事前にメニューを変更することもできます。

参加費用

現時点で予定している、料理内容と予算を伝えます。
予算は少し高めに伝えることで、後から下がった場合幹事が努力してくれたと、評価にもつながります。
参加してもらえる価格帯を確認するのも必要です。

ドリンクや飲み放題の内容も気を配りたい

女性の多い宴会では、ドリンクメニューは重要。
料理内容も男性が多い宴会なら、揚げ物などボリュームのある物でも良いですが、サラダなどヘルシーなメニューも取り入れた、バランスの良いコースを選ぶのが良いでしょう。

アンケートをとることで、参加者が自分の希望と違った結果だったとしても意見を出し、参加したということで、納得してもらえます。参加者にお勧めの店などを聞いて決めるのも良いでしょう。

宴会を成功させよう!~日程調整~

宴会の開催が決まれば、まずは日程調整から行いましょう。
幹事様はまず、役員や部署長から年功順に日程を確認しましょう。
日程調整をする際、気を付けてほしい点があります。
具体的な注意点を見てみましょう。

休みの前日開催がベスト

宴会の開催日は仕事が休みの日の前日が一番おすすめです。
宴会の翌日が仕事だとお酒を控えたり、早く帰ったりと、参加者によっては宴会を楽しめないかもしれません。
みんなが翌日の心配をしないように、幹事様はできるだけ休みの前日で日程調整しましょう。

連休の中日に開催しない

たとえば3連休の場合、休みの前日といっても、中日には開催しないほうが良いでしょう。
人によっては3連休を使って旅行に行くことも考えられます。
長い休みの中日を宴会にすると予定が立たず、参加者が減ってしまうかもしれません。
幹事様は連休の中日を避けて日程調整をしましょう。

就業時間を考えて開催する

仕事終わりに宴会を開催する場合、就業時間を考えて決めなければなりません。 当然、宴会会場や職場から遠くに住んでいる社員もいます。 参加者みんなが余裕をもって準備できる時間を確保する必要があります。 幹事様は就業時間と宴会会場までの距離の計算を忘れずに行いましょう。

日程調整は以上の事に注意しましょう。 幹事様は社員みんなが納得するよう日程調整をしなければなりません。 同僚や後輩に相談しながらスムーズに日程調整を行いましょう。

宴会を成功させよう!~お店の予約~

日程が決まれば、次はお店の予約です。
参加者の人数にもよりますが、宴会のお店の予約にも色々な注意点があります。
具体的な内容を見てみましょう。

公共交通機関

お店の場所の近くに電車・バス乗り場が近いことが大切です。
宴会が長くなると帰りの交通手段が気になります。
電車やバス乗り場が予約したお店の近くにあると、参加者は時間を気にせず宴会を楽しめます。
幹事様はお店の候補があがれば、公共交通機関の有無を同時に確認してください。
みんなが時間を気にせず楽しめる!お店選びは交通手段も考えましょう。

大人数なら個室

参加者が多い宴会のお店は、個室がおすすめです。
忘年会や新年会など、たくさんの社員が集まる宴会は楽しくおしゃべりしたいですよね。
しかし、個室のないお店を予約してしまうと他のお客様に迷惑をかけてしまうかもしれません。
社員みんなの士気をあげるためにも、宴会でのトークは必須です。
幹事様は参加者の人数を考え、大人数なら個室を予約しましょう。

冬ならテーブル席

忘年会や新年会など、冬に開催する宴会ならテーブル席がおすすめです。
男性・女性限らず冬はブーツを履く方が多いですよね。
お座敷の部屋はブーツの紐を外したり、靴下を履き替えたりと、面倒な作業が増えてしまいます。
テーブル席なら人前でブーツを脱ぐことに抵抗を感じる方への配慮にもなります。
幹事様は冬の宴会はできるだけテーブル席を予約しましょう。

話題のお店を選ぶ

宴会のお店はSNSやグルメサイトで評価の良い人気店を選ぶのがおすすめです。
SNSで映える華やかな料理や、食材にこだわった自慢の料理など、参加者みんなが喜んでくれるメニューがあれば宴会は盛り上がります。
話題のお店を予約できればたくさんの社員が宴会に参加してくれるでしょう。
幹事様はお店選びに悩んだら、話題の人気店を予約しましょう。

店の下見は大切

どんなに忙しくても、HPや情報誌などに頼って決めてしまうと、イメージが違っていたり、お店の接客態度が悪かったりと、楽しい時間が台無しになる事もあります。
あらかじめ、下見をしておくのは◎

ポイントをチェック項目でまとめておく

例えば、
・収容人数
・メニュー内容(料理・飲み放題)
・人数変更などの場合の連絡期限(キャンセル料の有無)
・開始や終了が遅れる場合の対応
・椅子か座敷か
・利用可能時間
・カラオケがあるなど、騒いでも大丈夫か
・幹事無料が出来るか(何人以上から)
・支払いは全額当日で良いか
など。

お店を予約する際、以上の事に注意しましょう。
幹事様は社員みんなが納得するお店を選ばなければなりません。
同僚や後輩に相談しながらスムーズにお店を予約しましょう。

宴会を成功させよう!~参加者の参加費~

宴会の幹事様が気になるのは、参加者の参加費です。
参加費が高すぎるとみんなが参加してくれないかも…。なんて思っていませんか?
会社の宴会なら参加費を少し節約できるかもしれませんよ。
そんな宴会参加者の参加費について紹介します。

そもそも参加費の相場は?

参加費節約の前に参加費の相場を知っていますか?
一般的な忘年会や新年会などの宴会は一人5,000円以下が理想です。
5,000円を超えると少し高いな…。と思ってしまう人が多いようです。
役員や部署長はあまり金額を気にしませんが、新入社員や若手にとって宴会の参加費は気になるところです。
幹事様は参加者みんなが納得してくれる金額設定を意識しましょう。

参加者の参加費は「会議費」を使える?

会社によっては、社内親睦会として「会議費」で計上できる場合があります。
「社内会議費」「社内飲食費」の勘定科目で参加費を補えます。
幹事様は事前に会社の経理部と相談し、参加者の参加費を計上しましょう。

参加者の参加費は「福利厚生費」を使える?

会社によっては、忘年会や新年会を「福利厚生費」で計上できる場合があります。
会社のイベントとして、基本的には社員全員参加になるケースがほとんどでしょう。
幹事様は事前に会社の経理部と相談し、参加者の参加費を計上しましょう。

参加者の参加費は「交際費」を使える?

取引先のお客様参加の宴会に限り「交際費」で計上できる場合があります。
しかし会社の社員だけで開催する宴会で「交際費」は使えません。
幹事様は事前に会社の経理部と相談し、参加者の参加費を計上しましょう。

このように、参加者の参加費は会社の経費で計上できる場合があります。
幹事様はまず、ご自身の会社の社内規定を確認してください。
そして上司や経理部に相談し、会社のイベントとして宴会を開催しましょう。
たくさんの社員に参加してもらうためにも、参加費の節約を忘れずに!

参加者の調整

これまでの内容をまとめた後2回目のアンケートをおこないます。

この時点で、参加者の申し込みを兼ねたアンケート用紙にしましょう。
また、申し込みと同時に参加費用も集めることが出来れば良いのですが、形式によっては管理するのが難しい場合もあります。
その場合は、当日または前日に集めるのが良いでしょう。
ただし、宴会のその場で集めると、取りこぼしが出る可能性があり危険です。
当日集める場合は、お店に行く前に支払ってもらうのがポイントです。

アンケート用紙の記入例

忘年会のご案内

かねてよりご案内しております忘年会の詳細が決定しました。
内容は下記のようになっておりますので、内容をご確認ください。
(以前皆様よりいただきました、アンケート結果をもとに決定させていただきました)

日時・・・●月●日 (●)●:●●~ 時間厳守
場所・・・●●●●亭
参加費・・・●●円(●●分カンパ 税込み)
料理内容等 飲み放題付

参加の可否を●月●日(●)までにご提出ください。
参加される方は、申し込み用紙とともに上記参加費をお持ちください。
よろしくお願いいたします。

幹事連絡先   名前●● 080-0000-0000(携帯)

------------------------------------------キリトリ------------------------------------------

申し込み用紙

参加します   ・   参加しません

氏 名(          )

連絡先(   -   -   )

緊急連絡用に使用させていただきます。ご記入に協力ください。

アンケート内容を入れても良い

おすすめのお店や料理など、アンケート結果を入れることで参加者に納得してもらえるでしょう。

お店の説明があると親切

土地勘の無い人や、お店の場所が分かりにくいなど、『当日になって分からない』は避けたいですね。
また、どんなお店か事前に知りたい人もいるようです。

失敗を避けるために事前回収 参加費は当日の朝までに

申し込みとともに集めるのが、一番分かりやすく間違いが少ないですが、参加費の支払いについては別に期日を決めるのも良いでしょう。

必ず連絡先は入れておきましょう

幹事に対する信頼度が上がります。
実際幹事に入る問い合わせはそれ程多くはありません。
参加者の手元に残る用紙に明記しましょう。

申し込み用紙は約3分の1

提出部分は通常、下半分又は3分の1くらいです。

緊急連絡先を聞いておきましょう

実際に使用することは少ないですが万が一のために、確認しておくと良いです。
ほとんどの参加者は記入してくれるでしょう。

宴会を成功させよう!~余興・ゲーム~

宴会を成功させるために、余興やゲームで盛り上げる方法があります。
どんな余興やゲームをしたらよいか分からない!
そんな幹事様のために、おすすめの余興・ゲームを紹介します。

ビンゴゲーム

定番のビンゴゲームはみんなが集まる宴会にぴったりです。
ビンゴゲームの景品として豪華賞品を用意すればさらに盛り上がります。
ビンゴゲームは始まると少し時間がかかるのもポイントです。
そのため、社員同士の会話が続かない…。なんて心配もなくなります。
ただし、ビンゴゲームは参加者全員分のビンゴカードを用意し、必要に応じて景品も用意しなければなりません。
開催するにあたり少し費用がかかるので、幹事様は会社の上司や経理部と相談して決めましょう。

くじ引き

こちらも余興の定番、くじ引きは宴会にぴったりです。
ビンゴゲームと同様に、豪華景品を用意すればさらに盛り上がります。
くじ引きは景品以外の費用はかかりませんが、幹事様が参加者全員分のくじを作成する必要があります。
大人数の宴会の場合、準備に時間がかかってしまいます。
時間がないときは同僚や後輩に手伝ってもらい、宴会をくじ引きで盛り上げましょう。

クイズ

みんなで考えて楽しむクイズは宴会の余興にぴったりです。
同じ職場の人間だからこそ分かる社内事情を問題にしたり、上司のおもしろエピソードで笑いをとったり、クイズの問題を考える幹事様も楽しめます。
そして参加者をランダムでチーム分けし、チーム戦形式にするとさらに盛り上がります。
特別な費用もなく、幹事様も楽しんで余興を進められます。
宴会をクイズで盛り上げ、社員の交流をさらに深めましょう。

以上のように、宴会を成功させるには余興・ゲームの開催がおすすめです。
社員同士の結束が深まり、今後の仕事にも活かせるでしょう。

宴会を成功させよう!~幹事様の役割分担~

数名の幹事様がいるなら、役割分担も重要です。
幹事様が宴会をスムーズに進められるよう工夫が必要です。

受付担当

宴会の参加者を案内する受付担当を決めましょう。
受付があればその場で参加費を回収できたり、参加者が迷わずお店・会場にたどり着けたりと、メリットがたくさんあります。

司会進行担当

宴会の司会進行は重要な役目です。
あいさつは長すぎず短すぎず、みんなが気持ちよく宴会を始めるために技術が問われます。
司会進行は外注することもできるので事前に上司や経理部に確認しましょう。

余興・ゲームのサポート担当

司会進行のサポート担当も重要な役目です。
サポート担当者がいれば、スムーズに余興・ゲームが進められるというメリットがあります。
司会進行との連携が大切なので、事前の打ち合わせが大切です。

このように幹事様は宴会の役割分担を決めることがおすすめです。
特に大人数の宴会なら、幹事様も数名いるはずです。
時間を守り、スムーズに宴会を進めるために役割分担はとても大切になります。

宴会を成功させよう!~最後にリハーサルを~

宴会を成功させるコツを紹介しましたが、幹事様は最後に必ずリハーサルを行いましょう。
長い宴会は最初のあいさつから締めのあいさつまで、時間管理が大切です。
加えて余興やゲームを開催するなら、さらに時間調整を細かく設定する必要があります。
日程・お店・参加費すべて決まったら、一度リハーサルをして全体の流れを確認しましょう。

まとめ

宴会を成功させるコツ、日程調整やお店予約の注意点、参加者の参加費について紹介できました。
いかがだったでしょうか?

幹事様は忘年会や新年会など、社員みんなが集まる宴会を成功できそうでしょうか?
日程やお店をみんなに納得してもらうのは大変なことです。
幹事様は一人で悩まず、同僚や後輩に相談し、色々な情報を共有しましょう。

参加者の参加費も会社のイベントとして、経費計上できれば最高ですよね。
宴会開催にはたくさんの注意点がありますが、一つ一つ丁寧にこなせば必ず宴会は成功します!
幹事様自身も楽しみながら宴会の準備を進めてみてください。